Dalam menjalankan tugasnya sebagai Area Manajer, ketrampilan dasar yang harus dikuasai adalah ketrampilan Manajemen Bisnis, Manajemen Area termasuk Manajemen pelanggan/dokter dan Manajemen SDM. Area Manajer harus mengelola bisnisnya dengan jalan mengelola produk yang menjadi tanggung jawabnya. Dalam hal mengelola produknya, Area Manajer melaksanakan POA yang telah disiapkan oleh Product Manager dan dalam pelaksanaan POA harus menyesuaikan dengan situasi areanya.
Dalam setiap proses manajemen, langkah pertama adalah melakukan analisa, dari hasil analisa tersebut kita membuat perencanaan, melaksanakan perencanaan yang kita buat dan melakukan evaluasi berkala untuk mengendalikan proses agar mencapai sasaran.
Analisa:
* Kita harus melakukan analisa hasil penjualan tiap produk dibandingkan terhadap target , mengetahui produk mana yang mengalami deviasi negatif maupun positif
* Penting juga menganalisa kontribusi penjualan produk terhadap total penjualan dan membandingkan dengan kontribusi nasional per produk maupun terhadap potensi pasar. Kemudian ketahuilah deviasinya
* Selain itu lakukan juga analisa penjualan produk per outlet (apotik, toko obat, rumah sakit, Institusi, dispensing, dll) untuk mengetahui disektor outlet apa kita memiliki kekuatan dan disektor mana kita memiliki kelemahan
* Setelah itu ketahui siapa penulis utama (pelanggan utama – pelanggan besar), penulis kadang-kadang (pelanggan medium) dan yang penulis sedikit (pelanggan kecil - Small) untuk produk kita. Ketahui juga apakah ada pelanggan baru dan pelanggan yang lari ke pesaing.
* Dari analisa hasil kerja atau penjualan diatas, kita melakukan analisa proses kerja atau analisa SWOT dengan mempertimbangkan hal-hal sbb:
o Faktor internal kita (kebijakan perusahaan, bauran marketing yaitu factor product, price, place – distribusi dan promotion, terutama sales force kita: call nya, kompetensi, dll)
o Faktor ekternal yang terdiri dari kondisi pasar (besarnya, pertumbuhannya, perubahan segment, dll), pelanggan kita (peningkatan, yang lari, perubahan perilaku) dan pesaing (pesaing baru, kegiatan pesaing, dll)
o Ketahui juga mana yang merupakan faktor pendukung prestasi (faktor positif), factor penghambat prestasi (faktor negatif). Baik yang mewakili faktor internal dan eksternal
o Pilihlah factor – factor penting yang mempengaruhi prestasi dan merupakan factor kritis bagi kita. Utamakan factor kritis yang dibawah kendali kita atau dapat kita pengaruhi (perbaiki ataupun hilangkan)
Plan/Perencanaan:
* Perencanaan merupakan langkah awal yang mendukung keberhasilan pekerjaan kita. Pepatah mengatakan: ”Gagal dalam Perencanaan berarti Merencanakan Kegagalan”
* Langkah pertama dalam perencanaan seorang Area Manajer adalah membagi total target penjualan menjadi target untuk masing-masing produk, kemudian target produk dikonversikan menjadi berapa resep.
* Setelah tahu berapa Resep target produk kita, maka alokasikan target tadi pada tiap Representative, sehingga tiap Representative mempunyai target Resep per bulan dan kemudian target Resep per hari
* Bila tiap Representative sudah mempunyai target Resep per bulan atau per hari maka mereka dapat merencanakan target Resep per dokter/ pelanggan yang menjadi target kunjungannya.
* Dengan mempunyai rencana target Resep per dokter / pelanggan selanjutnya Representative dapat merencanakan strategi kunjungan yang meliputi:
o Berapa kali frekuensi kunjungan
o Benefit produk / program yang akan dikemukakan
o Handling Objection apa yang akan diantisipasikan
o Saingan yang akan digusur dan bagaimana cara menggusurnya
o Perhatian apa yang akan diberikan pada dokter target/ pelanggan
* Buatlah actions plan/ rencana tindakan agar dapat menjalankan Plan Of Actions yang telah disiapkan oleh Product Manager ( Doctor Group Meeting, Round Table Discusssion, Entertainments, Exhibition, dll)
* Buatlah ‘time plan’ (rencana pelaksanaan berdasar prioritas dan ketersediaan waktu)
Pelaksanaan:
* Setelah selesai menyiapkan perencanaan yang umumnya dalam periode bulanan, maka tugas selanjutnya adalah melaksanakan perencanaan tersebut
* Dalam melaksanakan perencanaan tentulah disesuaikan dengan kondisi atau situasi terakhir,pasar, persaingan, pelanggan dan tentunya mempertimbangkan sumberdaya yang ada, baik sumberdaya financial, manusia maupun waktu
* Seringkali suatu rencana yang baik tidak harus dilaksanakan semuanya, namun dipilih yang sekiranya berdampak positif terhadap prestasi kerja kita
Evaluasi:
* Setelah melaksanakan perencanaan maka secara berkala, umumnya setiap bulan atau bahkan setiap minggu untuk tingkat Representative, kita harus melakukan Evaluasi
* Evaluasi yang dilakukan meliputi Evaluasi hasil kerja (sales actual dibanding target) dan evaluasi kegiatan atau program yang dijalankan (apakah rencana telah dilaksanakan dengan sesuai, apakah efektif, apa saja yang sudah baik dan sebaiknya dilanjutkan, apa yang kurang baik dan sebaiknya dihentikan, apa yang baik tapi belum dilaksanakan dan sebaiknya dilaksanakan pada kegiatan selanjutnya) .
* Evaluasi sebaiknya dilakukan segera setelah kita menjalankan proses kerja, pada saat kita masih ingat dan akan bermanfaat bila perbaikan dapat dilaksanakan pada kegiatan selanjutnya
* Untuk produk ethical dan pada tingkat Representative, salah satu yang sangat penting adalah Evaluasi detailing:
o Sebelum detailing tentukan sasaran detailing, misalnya satu Resep/ per minggu dan sasaran ini dipakai toloko ukur dalam proses evaluasi
o Pastikan melakukan Closing sales sesuai sasaran (minta penulisan resep sesuai sasaran)
o Begitu selesai detailing, perhatikan “buying signals” yaitu tingkah laku dokter sebagai indicator apakah detailing kita berhasil atau tidak. Evaluasi ini disusul dengan survey apotik untuk memastikan apakah kita berhasil atau tidak.
o Lakukan pengendalian berdasar atas hasil evaluasi.
* Lakukan evaluasi program berdasar atas apa yang anda buat dalam perencanaan program.
* Perkuat faktor positif , hilangkan faktor negatif dan bawa faktor positif baru.
Posting Komentar